Zielgruppe

Führungskräfte, Beamte des höheren und gehobenen Dienstes und vergleichbare Beschäftigte

Seminarbeschreibung

Veränderungen in der öffentlichen Verwaltung können insbesondere zur Senkung von
Kosten, Erhöhung der Kundenzufriedenheit, Steigerung von Effektivität und Effizienz,
Einbindung der Mitarbeitenden und der Aktions- und Reaktionsfähigkeit der Organisation
erforderlich werden. Die Befassung mit innerbehördlichen Prozessen kann
vor allem durch Einsparvorgaben und Anforderungen an die Leistungserbringung
notwendig werden. Planerische, organisatorische und kontrollierende Maßnahmen
können die genannten Ziele gestalten und verbessern. Dafür ist ein umfassendes
Verständnis über den IST-Zustand von Abläufen erforderlich, dass das Erfolgsrezept
für die Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen in Organisationen
darstellt.

In diesem modular angelegten Workshop tauschen sich die Teilnehmenden zunächst
über ein Grundverständnis der Darstellung, Bewertung und Verbesserung von
Abläufen in Organisationen aus.

In Modul 1 werden Methoden zur Erfassung und Visualisierung von Tätigkeiten, Teil-,
Haupt- und Geschäftsprozessen vorgestellt, die je nach Zielstellung
auf verschiedenen Hierarchieebenen beurteilt werden müssen. Anhand von
eigenen Beispielen diskutieren die Teilnehmenden über ihre Abläufe und Prozesse.
Ein weiterer Schwerpunkt wird zum Erkennen von Prozessen oder Abläufen beitragen,
die z. B. nicht das gewünschte Ergebnis bringen oder kontinuierlich variieren.
Auch das Kennen der Kundenbedürfnisse und der Anforderungen im Vorfeld einer
Beurteilung kann für das Erreichen der Ziele einen entscheidenden Beitrag leisten.
Im Workshop lernen die Teilnehmenden Werkzeuge kennen, wie Kundenwünsche
so beschrieben werden können, dass sie messbar sind. Außerdem setzen sich die
Teilnehmenden mit der Prozessgestaltung auseinander, um den gewünschten SOLL-
Zustand zu erreichen und besprechen Maßnahmen der Qualitätssicherung.

Modul 2 bietet die Möglichkeit der Reflektion der Anwendung von Methoden und
Instrumenten in der Praxis. Offene Punkte und Fragen können geklärt und diskutiert
werden. Daneben besteht die Möglichkeit der Besprechung von geplanten Prozesseinführungen.
Die Teilnehmenden erarbeiten eine konkrete Konzeption eines Zeit und
Maßnahmenplans.

Inhaltliche Schwerpunkte:
- Methoden zur Erfassung und Visualisierung von Prozessen
- Entwurf einer Prozesslandkarte für die eigene Organisation
- Prozesssprachen
- Instrumente für die Prozessverbesserung
- Pareto-Prinzip, Balanced Scorecard, Analyse nach Ishikawa, Demingkreis, Kaizen,
Benchmarking, Best Practice
- Maßnahmen der Qualitätssicherung
- Diskussion von Geschäftsabläufen und Prozessen anhand von Teilnehmerbeispielen
- Tipps, Tricks, Fehler und Fallstricke aus der Praxis

Methoden: Trainer-Input, Erfahrungsaustausch, Diskussion